Política de Tratamiento de Datos Personales

FUNVIDES · Código FVS-GJ-PO-001 · Versión 01 · 26 de septiembre de 2026

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

2. OBJETO Y ALCANCE

Esta Política establece los criterios con los que FUNVIDES recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere y suprime los datos personales que obtiene en el desarrollo de su objeto social, y los mecanismos con los que los titulares pueden ejercer sus derechos. Se aplica a todas las bases de datos, físicas o digitales, que FUNVIDES administra como responsable, y es de obligatorio cumplimiento para sus directivos, trabajadores, contratistas, pasantes, voluntarios y para los encargados que traten datos por cuenta de FUNVIDES.

3. MARCO NORMATIVO

Artículos 15 y 20 de la Constitución Política; Ley Estatutaria 1581 de 2012; Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, compilados en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Parte 2, Libro 2, Título 2, Capítulo 25 y siguientes); Ley 1266 de 2008 en lo pertinente; Ley 527 de 1999 sobre mensajes de datos y firma electrónica, y su reglamentación; Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia); Ley 1448 de 2011 y normas sobre reserva de la información de las víctimas; sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

4. DEFINICIONES

1. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
2. Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita que informa al titular sobre la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
3. Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
4. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
5. Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible, como el estado civil, la profesión u oficio y los contenidos en registros y documentos públicos.
6. Dato semiprivado y dato privado: el que solo interesa a su titular o a un grupo determinado de personas, como los datos financieros o los de nómina.
7. Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la pertenencia a organizaciones de derechos humanos, los datos de salud, la vida sexual y los datos biométricos (por ejemplo, la imagen del rostro o la huella). Para FUNVIDES también se consideran sensibles la condición de víctima y el relato de los hechos victimizantes.
8. Encargado del tratamiento: persona que trata datos por cuenta del responsable.
9. Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento; en este caso, FUNVIDES.
10. Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
11. Transferencia: envío de datos a un receptor que es a su vez responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
12. Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
13. Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. PRINCIPIOS

FUNVIDES trata los datos personales conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (artículo 4 de la Ley 1581 de 2012). En consecuencia, solo recolecta los datos necesarios para finalidades legítimas informadas al titular, no los usa para fines distintos, no los publica en internet salvo que sean públicos o que medie autorización, y protege con especial cuidado los datos sensibles y los de niñas, niños y adolescentes.

6. TITULARES, DATOS QUE SE TRATAN Y FINALIDADES

FUNVIDES trata datos de los siguientes grupos de titulares, con las finalidades que se indican:

7. DATOS SENSIBLES

FUNVIDES solo trata datos sensibles cuando el titular lo ha autorizado de forma explícita, salvo las excepciones del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 (por ejemplo, cuando el tratamiento es necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial). Al pedir estos datos, FUNVIDES informa al titular:

1. que, por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento ni a responder preguntas sobre ellos;
2. cuáles de los datos solicitados son sensibles y para qué se usarán;
3. que ninguna actividad queda condicionada a que entregue datos sensibles, salvo que sean indispensables para la finalidad (por ejemplo, la imagen de la cédula y la selfie para verificar la identidad de quien firma electrónicamente un contrato de afiliación, o el relato de los hechos para representar a una víctima).

Datos biométricos en la afiliación digital. La imagen del rostro (selfie) y la imagen del documento de identidad que el afiliado aporta al firmar electrónicamente se usan únicamente para verificar su identidad, dejar constancia de la firma y soportar su autorización ante el Ministerio de Defensa Nacional y las entidades pagadoras. No se usan para perfilamiento ni se comparten con terceros distintos de los indicados en el numeral 9.

Condición de víctima y hechos victimizantes. Esta información se trata con reserva. Solo se comparte con las autoridades y entidades ante las que el titular autorizó actuar, o cuando la ley lo exija. Los testimonios, fotografías o videos de víctimas solo se difunden con autorización escrita y específica, que puede revocarse, y FUNVIDES protege la identidad de quien lo solicite.

8. DATOS DE NIÑAS, NIÑOS Y ADOLESCENTES

FUNVIDES solo trata datos de menores de edad cuando responde y respeta su interés superior y asegura el respeto de sus derechos fundamentales, con la autorización de su representante legal y teniendo en cuenta la opinión del menor según su madurez. Nunca se publican datos o imágenes que permitan identificar a un menor víctima.

9. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS

Para cumplir las finalidades de esta Política, FUNVIDES puede:

1. Transferir datos a entidades públicas y autoridades cuando sea necesario para la finalidad autorizada o lo exija la ley: Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Militares, Policía Nacional, CREMIL, CASUR y demás entidades pagadoras (registro y gestión de la autorización de descuento por nómina); Jurisdicción Especial para la Paz, Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas, Unidad para las Víctimas, autoridades judiciales y administrativas y organismos internacionales de derechos humanos (representación de víctimas); DIAN y entidades de control.
2. Transmitir datos a encargados que prestan servicios tecnológicos o de apoyo a FUNVIDES, como el correo electrónico y el almacenamiento en la nube (Google LLC, que presta servicios de correo, almacenamiento, documentos y formularios), el alojamiento de la página web y del correo institucional, y plataformas de firma electrónica. FUNVIDES exige a los encargados condiciones de seguridad y confidencialidad y el uso de los datos solo para el servicio contratado.
3. Transferencia y transmisión internacional. Algunos de estos proveedores almacenan la información en servidores ubicados fuera de Colombia, incluidos los Estados Unidos. FUNVIDES informa esta circunstancia al titular y solicita su autorización expresa para ello, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a las normas que lo reglamentan.

FUNVIDES no vende, alquila ni cede bases de datos personales.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a FUNVIDES, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
2. solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea necesaria según la ley;
3. ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos;
4. presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante FUNVIDES;
5. revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos;
6. acceder en forma gratuita a sus datos personales.

Estos derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro.

11. DEBERES DE FUNVIDES

Como responsable, FUNVIDES cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012; entre ellos: garantizar al titular el ejercicio de su derecho de hábeas data; solicitar y conservar copia de la autorización; informar al titular la finalidad del tratamiento y sus derechos; conservar la información con las medidas de seguridad necesarias; mantenerla actualizada y rectificarla cuando sea incorrecta; tramitar las consultas y reclamos en los términos legales; exigir a los encargados el respeto de la seguridad y la privacidad; informar a la Superintendencia de Industria y Comercio las violaciones a los códigos de seguridad, y registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos cuando esté obligada a hacerlo.

12. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

FUNVIDES solicita la autorización a más tardar al momento de recolectar los datos, por escrito, de forma verbal, mediante formularios físicos o electrónicos, casillas de aceptación en su página web o aplicaciones, o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir que la otorgó. En la afiliación digital, la autorización se otorga marcando las casillas correspondientes del formulario antes de la firma electrónica, y queda registrada con la fecha, la hora y los datos técnicos de la operación. FUNVIDES conserva la prueba de la autorización mientras trate los datos.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

13. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Canales. El titular puede presentar consultas y reclamos por correo electrónico a donantes@funvides.org, por escrito en la Carrera 70A No. 100-22 de Bogotá, o por WhatsApp al 313 553 4077 para recibir orientación. La solicitud debe incluir el nombre y la cédula del titular, la descripción de lo que pide, la dirección o el correo para la respuesta y, si actúa un tercero, el documento que acredite su calidad.

Consultas. Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, FUNVIDES informará al interesado los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento de deberes). Si el reclamo está incompleto, FUNVIDES pedirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo, que subsane las fallas; si pasan dos (2) meses sin que lo haga, se entenderá que desistió. Una vez completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable hasta por ocho (8) días hábiles más, informando los motivos al interesado.

Revocatoria y supresión. La revocatoria de la autorización o la supresión de los datos no procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, ni respecto de la información que FUNVIDES deba conservar por obligación legal, contable o para la defensa en procesos. La revocatoria de la autorización de descuento por nómina se tramita, además, según el contrato de afiliación y las reglas de la entidad pagadora.

Requisito de procedibilidad. El titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante FUNVIDES.

14. ÁREA RESPONSABLE

La Dirección Jurídica de FUNVIDES es el área responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares y de velar por el cumplimiento de esta Política, con el apoyo de la Secretaría General, que ejerce la representación legal. Cada área que recolecte datos (Atención a Víctimas, Atención Psicosocial, Afiliaciones, Talento Humano, Dirección Financiera, Comunicaciones y demás) debe aplicar esta Política y remitir a la Dirección Jurídica las solicitudes de los titulares el mismo día en que las reciba.

15. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

FUNVIDES adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas: acceso a las carpetas y bases de datos restringido a las personas que lo necesitan para sus funciones; cuentas con contraseñas robustas y verificación en dos pasos; almacenamiento de expedientes y documentos de identidad en espacios de acceso controlado; acuerdos de confidencialidad con trabajadores, contratistas, pasantes y voluntarios; copias de seguridad, y registro de las operaciones de firma electrónica. FUNVIDES nunca solicita a sus afiliados usuarios, contraseñas ni códigos del Portal SIATH ni de otros sistemas.

16. IMAGEN, VOZ Y TESTIMONIOS

Las fotografías, videos, audios y testimonios obtenidos en jornadas, eventos, entrevistas o transmisiones se usan para memoria institucional, rendición de cuentas y comunicación de las actividades de FUNVIDES en su página web, redes sociales y documentos, siempre con la autorización del titular, que puede limitar o revocar en cualquier momento. Cuando se trate de víctimas o de menores de edad, se aplican las reglas especiales de los numerales 7 y 8.

17. PÁGINA WEB Y MEDIOS DIGITALES

La página www.funvides.org, sus formularios y el botón de WhatsApp recogen los datos que el usuario suministra para responder su solicitud. La página puede usar cookies técnicas y de medición de visitas, que el usuario puede desactivar desde su navegador. Los enlaces a sitios de terceros (redes sociales, entidades públicas o medios) se rigen por las políticas de esos terceros.

18. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recolectados y, después, por los plazos que exijan las normas contables, tributarias, laborales, de archivo o de prescripción de acciones. Los expedientes de representación de víctimas se conservan mientras duren los procesos y los términos legales posteriores. Cumplidos esos plazos, los datos se suprimen o se anonimizan.

19. VIGENCIA Y MODIFICACIONES

Esta Política rige desde su aprobación por el Consejo Directivo y su publicación en www.funvides.org. Las bases de datos estarán vigentes mientras FUNVIDES desarrolle su objeto social. Cualquier cambio sustancial se comunicará a los titulares por la página web o por correo electrónico antes de su aplicación y, cuando afecte las finalidades, se solicitará una nueva autorización.

ANEXO 1. AVISO DE PRIVACIDAD

FUNVIDES, con domicilio en la Carrera 70A No. 100-22 de Bogotá, es responsable del tratamiento de sus datos personales. Los usará para las finalidades de su Política de Tratamiento de Datos Personales, entre ellas: brindar asesoría, representación y acompañamiento a víctimas; gestionar afiliaciones y la autorización de descuento por nómina ante el Ministerio de Defensa Nacional y las entidades pagadoras; verificar su identidad cuando firme electrónicamente; enviar información institucional, y atender sus solicitudes. Los datos sensibles, como la condición de víctima, los datos de salud, la imagen de su rostro o de su documento de identidad, son de entrega facultativa. Usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, a revocar la autorización y a pedir prueba de ella, escribiendo a donantes@funvides.org. Algunos proveedores tecnológicos de FUNVIDES almacenan información fuera de Colombia. Consulte la Política completa en www.funvides.org.

ANEXO 2. MODELO DE AUTORIZACIÓN (AFILIADOS)

Autorizo de manera previa, expresa e informada a FUNVIDES para tratar mis datos personales, incluidos mi imagen, la imagen de mi documento de identidad y mi firma, con el fin de gestionar mi afiliación, verificar mi identidad, registrar y hacer seguimiento a la autorización de descuento por nómina ante el Ministerio de Defensa Nacional, las Fuerzas, la Policía Nacional, CREMIL, CASUR y demás entidades pagadoras, expedir certificaciones y enviarme información institucional. Sé que la imagen de mi rostro y de mi documento son datos sensibles y que su entrega es facultativa, pero necesaria para la firma electrónica. Autorizo la transmisión de mis datos a los proveedores tecnológicos de FUNVIDES, incluso fuera de Colombia. Conozco mis derechos (numeral 10 de la Política) y que puedo ejercerlos en donantes@funvides.org.

ANEXO 3. MODELO DE AUTORIZACIÓN (VÍCTIMAS Y FAMILIARES)

Autorizo de manera previa, expresa e informada a FUNVIDES para tratar mis datos personales y los de mi núcleo familiar que suministre, incluidos datos sensibles como mi condición de víctima, el relato de los hechos, datos de salud y de atención psicosocial, con el fin de recibir asesoría, representación judicial y extrajudicial y acompañamiento psicosocial, y para que FUNVIDES los presente, en mi nombre, ante la Jurisdicción Especial para la Paz, la Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas, la Unidad para las Víctimas, las autoridades judiciales y administrativas y los organismos internacionales que corresponda. Sé que no estoy obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. ☐ Sí ☐ No autorizo el uso de mi testimonio, imagen o voz en actividades de memoria y comunicación de FUNVIDES. ☐ Deseo que se proteja mi identidad. Conozco mis derechos y que puedo ejercerlos en donantes@funvides.org.